Nghiên cứu - Trao đổi
Kỹ năng đàm phán
14:41 | 08/03/2018 3961
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thoả thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng. Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mền dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác”
Từ khoá: đàm phán; kỹ năng; giao tiếp; hợp đồng; quản trị.
1. Những điều cần tránh và các nguyên tắc đàm phán để thành công
Trong giao dịch, đàm phán có những nguyên tắc, phương pháp và hình thức nhất định. Vậy làm thế nào để đàm phán thành công? Trước hết nhà quản trị, người tham gia đàm phán cần tránh những điều gây cản trở để đàm phán không thất bại và thực hiện các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán.
Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại
(1). Nói quá nhỏ.
Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn đến hiểu lầm. Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm hơn lúc bình thường. Như vậy đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp thụ các thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt.
(2). Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán.
Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình, vừa đem lại tin cậy cho đối tác.
(3). Không có kế hoạch cụ thể.
Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán.
(4). Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thoả thuận lịch đàm phán với đối tác.
Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm lẫn nội dung đàm phán hay phía Công ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán.
(5). Để cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán.
Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hoàn toán khác.
(6). Đưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu đến buối đàm phán.
Như vậy, chẳng khác gì đàm phán đã “bắn hết đạn” ngay từ lúc ban đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu đối tác. Vì đối tác cũng cần có thời gian để tiếp nhận, “tiêu hoá” các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.
(7). Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác
Điều này chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của họ và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình.
(8). Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán.
Điều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.
(9). Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác.
Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người có thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu với đối tác.
Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán:
(1). Ấn tượng ban đầu:
Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu. Sẽ không có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung định đàm phán, thương thuyết với đối tác.
(2).Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.
Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể. Ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ đối tác. Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đàm phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện giọng điệu và cách nói.
(3). Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.
Người không biết rõ mình muốn nói gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.
(4). Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.
Thông thường người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết lắng nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đám phán với mình nói gì, muốn gì thì người đó mới có phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe cần phân biệt tâm trạng, thái độ của họ.
(5). Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.
Tránh nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điều này. Tránh nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Không nói hàng hoá hay dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng. Trước khi đàm phán về giá thì nên trao đổi về chất lượng, hình thức, mẫu mã hàng hoá, phương thức thanh toán …Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán.
(6). Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều.
Người hỏi nhiều thì thường có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, tính chủ động trong đam phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn lắng nghe, quan tâm. Tuỳ trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường đặt ra khi bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên. Câu hỏi gián tiếp đặt ra khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì.
(7). Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.
Xác định đâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được, đau là điểm mình có thể không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không nên thực hiện theo nguyên tắc “được ăn cả, ngã về không”.
(8). Để thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.
Có khi một món quà nhỏ, một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Cần biết so sánh, tranh luận và chờ đợi, không chỉ chú ý đến một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia.
(9). Để tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và tránh nội dung đám phán bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.
Ngoài những nguyên tắc để đám phán thành công, Người đàm phán cần có kỹ năng trong giao tiếp, có kiến thức chuyên môn liên quan đến nội dung đàm phán, hiểu về văn hoá, phong tục của đối tác và sử dụng linh hoạt theo tình huống cụ thể để đạt được mục đích đàm phán.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ Tài chính, Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính, Tài liệu đào tạo bồi dưỡng tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo quản lý, năm 2012.
[2] Các trang web liên quan.
Người viết bài: Trần Văn Ninh học viên lớp K32B
Các bản tin tiếp theo:
17:14 | 28/03/2018 636
19:28 | 28/03/2018 1415
16:06 | 30/03/2018 858
16:08 | 30/03/2018 796